In klantenservice omgevingen is het beschikbaar hebben van de juiste kennis, data en informatie cruciaal. Klantenservice medewerkers kunnen niet alle klantvragen uit hun hoofd beantwoorden en moeten de beschikking hebben over alle relevante informatie om die vragen wel correct te kunnen beantwoorden. Klanten die contact opnemen verwachten dat de klantenservice medewerker snel antwoord heeft op vragen. Gelukkig gaat dat allang niet meer met klapper en papier maar we zien in de praktijk dat deze papieren klapper vervangen zijn door PDF’s, kennisbanken en lappen tekst waarin gezocht moet worden. Met de komst van slimme AI tools hoeft dat niet meer. Wat zijn de voordelen van AI chatbot tools voor de beschikbaarheid van relevante data en informatie voor de interne organisatie?
Een AI oplossing biedt directe toegang tot alle relevante en beschikbare informatie. Daarbij kan een slimme AI tool de informatie uit allerlei verschillende aangewezen bronnen halen én combineren. Wij komen in de praktijk heel wat tegen. Gemiddeld gezien komen we bij vrijwel alle klantenservice organsiaties van webshops, MKB bedrijven, woningcorporaties en dergelijke de volgende dingen allemaal tegen:
Het lijkt overdreven maar dat is het dus niet. Veel klantenservice afdelingen hangen aan elkaar van lijstjes, documentjes en gedeelde drives of omgevingen.
Stel je voor dat, dat allemaal niet meer nodig is omdat AI het grootste deel van die bronnen gebruikt, bundelt en combineert. Dat maakt de beschikbaarheid van kennis een stuk eenvoudiger.
Bovengenoemde documenten en bronnen zijn weinig flexibel. Wederom een voorbeeld: in een klantenservice worden bovengenoemde documenten en bronnen gebruikt om klantvragen te beantwoorden. Er komt een nieuw product uit dat voor een deel van de klanten met korting beschikbaar is voor de eerste maand. Dat houdt in dat vrijwel alle bovengenoemde bronnen en documenten aangepast moeten worden. Daarbij moeten alle andere versies van die documenten die lokaal ergens staan, uitgeprint op een bureau liggen of elders rondslingeren of ook vervangen of aangepast moeten worden. Daar gaat het dus vaak mis. Van bovenstaande documenten zijn vaak allerlei versies in omloop waar geen of beperkte controle op is.
Artificial Intelligence kan dat probleem oplossen. Je kunt een AI tool alle relevante documenten, website of andere bronnen regelmatig of zelfs constant laten scannen en omdat het een slimme tool is zal hij relevante koppelingen maken. In bovengenoemd voorbeeld zal er een simpele update toegevoegd worden waardoor de tool zelf de informatie voor gebruikers aanpast. Dus als de klantenservice medewerker in dit geval aan de tool zou vragen: Komt klant met klantnummer 698239831 in aanmerking voor de korting dan formuleert de tool daarop het antwoord zonder dat de medewerkers in 4 verschillende documenten hoeft te kijken die al dan niet up to date zijn.
AI leert constant, min of meer 2 kanten op. AI tools leren van de gestelde vragen en vervolgvragen om zo steeds betere, completere en duidelijkere antwoorden te formuleren. Daarbij leren medewerkers om steeds beter om te gaan met de tool waardoor ze de tool betere vragen kunnen stellen. Zo ontstaat er iets waarbij zowel tool als mens steeds slimmer wordt.
Daarnaast kunnen we alle informatie uit een AI tool gebruiken om…. Ja te leren inderdaad. Als je in de klantenservice aan een AI tool kunt vragen: Hoe vaak is er deze week gebeld over bezorgtijden van pakketjes? Een AI tool helpt je met rapportages die je niet zo makkelijk uit een gemiddeld telefoonsysteem haalt.
Ja en nee. AI stelt ons in staat de klantenservice verder te optimaliseren. Wij brengen met onze AI oplossingen dit soort tools dichterbij organisaties voor wie dat normaal gesproken ver van hun bed is. Het is en blijft een tool. Een tool die ons helpt om dingen slimmer en sneller te doen en die daarmee het werk in de klantenservice makkelijker en leuker maakt. Het is geen heilige graal in de zin dat slimme tools zonder slimme mensen waardeloos zijn.
In het kort: AI is handige, fijne en leuke tool om klantenservice werkzaamheden leuker, makkelijker en eenvoudiger te maken. Altijd up to date en makkelijk te bedienen. Het is en blijft echter een tool en geenszins een vervanging van de klantenservice
Wij zijn SpangenbergGroep! En wij kunnen je helpen om van jouw klantenservice een goede klantenservice te maken. Gewoon goede klantenservice waarbij de basis op orde is. Waarbij klantcontacten waarde toevoegen aan de klantbeleving. Wij ontzorgen je op het gebied waar wij goed in zijn (klantenservice) zodat jij je zorgeloos kunt concentreren op waar jij goed in bent. Klinkt dat goed? Neem eens contact op.
Met ruim 25 jaar ervaing op het gebied van het optimaliseren van klantcontact en klantbeleving kan SpangenbergGroep je helpen. De klantenservice optimaliseren of uitbesteden? Gebruik het formulier of bekijk onze contact pagina.
Ook met andere vragen over klantcontact en klantenservice kun je altijd contact met ons opnemen!
Neem contact op, we kijken graag met je mee!
SpangenbergGroep.nl
Specialisten in klantcontact
Randwycksingel 20 (C03)
6229 EE Maastricht
T: +31 (0) 85 8884661
Info@spangenbergGroep.nl
Benieuwd of we jou kunnen helpen met gewoon goed klantcontact? Ook jouw klantenservice uitbesteden? Neem eens contact met ons op!
