The 7 biggest customer service differences between Dutch and German customers!

1. Taalvaardigheid: Communicatie op hoog niveau

Taalvaardigheid speelt een cruciale rol in de klantenservice voor Duitstalige klanten. Duitsers zijn zeer gevoelig voor de mate waarin hun taal correct wordt beheerst, vooral wanneer het om klantenservice gaat. Waar Nederlanders doorgaans flexibeler zijn en een accent of zelfs Engelstalige ondersteuning tolereren, stellen Duitse klanten hoge eisen aan de taalbeheersing. Ze verwachten dat ze in hun moedertaal, op C1-niveau of hoger, te woord worden gestaan. Dit betekent niet alleen een vloeiende beheersing van de taal, maar ook kennis van idiomen en de juiste toonzetting. Het gebruik van een native of bijna-native niveau van Duits toont niet alleen respect, maar bouwt ook vertrouwen op bij de klant. Miscommunicatie door taalbarrières kan snel leiden tot frustraties en het verlies van klanten.

2. Formelere communicatie: Professioneel en respectvol

In Nederland is de klantenservice vaak informeel; het gebruik van “je” en “jij” is gebruikelijk, en er wordt regelmatig een luchtige opmerking of grap gemaakt. Dit werkt in Nederland goed, maar Duitse klanten verwachten een formele en respectvolle benadering. Hier worden beleefdheidsvormen zoals “Herr” en “Frau” gevolgd door de achternaam veel vaker gebruikt. Deze formele aanspreekvorm toont respect en professionaliteit, wat essentieel is in het contact met Duitse klanten. Dit formele karakter moet consequent worden toegepast, zowel in persoonlijke gesprekken als in schriftelijke communicatie zoals e-mails en brieven. Het maakt deel uit van de professionele standaard die Duitse klanten gewend zijn en waarderen.

3. Precisie en nauwkeurigheid: Belang van nakomen van beloften

Duitse klanten hechten grote waarde aan precisie en nauwkeurigheid, vooral wanneer het gaat om het nakomen van afspraken en tijdslijnen. Waar Nederlandse klanten soms een zekere mate van flexibiliteit tonen als deadlines niet precies worden nageleefd, hebben Duitse klanten een veel strengere houding. Een gemiste deadline of foutieve informatie kan al snel leiden tot ontevredenheid. Klantenservice medewerkers moeten ervoor zorgen dat zij niet alleen afspraken nakomen, maar ook duidelijk communiceren als er wijzigingen optreden. Transparantie en het tijdig updaten van de klant over de status van hun vraag of bestelling zijn van groot belang om vertrouwen te behouden.

4. Omgaan met klachten: Serieus en grondig

Het omgaan met klachten vereist een serieuze en professionele aanpak. Duitse klanten verwachten dat hun klacht serieus genomen wordt en dat er snel en adequaat wordt gereageerd. Dit betekent dat klachten niet alleen snel moeten worden erkend, maar ook gedetailleerd moeten worden behandeld. Duitse klanten waarderen volledigheid en nauwkeurigheid in de afhandeling van hun klachten. Dit betekent dat er niet alleen snel teruggekoppeld moet worden, maar dat de oplossing ook gedetailleerd en volledig moet zijn. Een gebrekkige of langzame reactie kan niet alleen leiden tot ontevredenheid, maar ook tot een negatief imago van de onderneming.

5. Hoge eisen aan kwaliteit: Geen ruimte voor fouten

Duitse klanten stellen hoge eisen aan de kwaliteit van producten en diensten, en dat geldt ook voor de klantenservice. Alles moet goed georganiseerd en duidelijk zijn. Onduidelijkheid of slordigheid is een doorn in het oog van de Duitse klant. Het is daarom essentieel dat de klantenservice perfect op orde is: medewerkers moeten goed getraind zijn, systemen moeten soepel werken, en processen moeten duidelijk zijn. Zelfs kleine fouten of misverstanden kunnen grote gevolgen hebben voor de klanttevredenheid. Daarom moet de klantenservice niet alleen klantvriendelijk, maar ook efficiënt en foutloos zijn.

6. Feedback en opvolging: Het belang van nazorg

Een ander belangrijk aspect waar Duitse klanten veel waarde aan hechten, is de opvolging na de aankoop. Ze verwachten dat ze geïnformeerd worden over eventuele updates, nieuwe producten of aanbiedingen. Het geven van feedback is voor hen niet alleen een middel om een betere service te krijgen, maar ook een manier om betrokken te blijven bij het merk of bedrijf. Nederlandse klanten waarderen opvolging ook, maar zijn vaak minder formeel in hun verwachtingen. Duitse klanten verwachten echter dat de opvolging op een professionele en respectvolle manier gebeurt, met aandacht voor detail en persoonlijke benadering.

7. Helderheid: Transparantie boven alles

Helderheid en transparantie zijn cruciaal voor Duitse klanten. Ze willen precies weten waar ze aan toe zijn, of het nu gaat om retourbeleid, levertijden, of openingstijden van een winkel. Onduidelijkheden kunnen snel leiden tot misverstanden en ontevredenheid. Dit betekent dat de klantenservice proactief moet communiceren en eventuele onduidelijkheden direct moet wegnemen. Dit geldt niet alleen voor directe communicatie, maar ook voor alle geschreven informatie, zoals voorwaarden op de website of in correspondentie. Duidelijke, eerlijke en rechtlijnige communicatie wordt enorm gewaardeerd en draagt bij aan een positieve klantbeleving.

Conclusion

Het bedienen van Duitse klanten vraagt om een andere aanpak dan we in Nederland gewend zijn. Taalvaardigheid, formele communicatie, precisie, aandacht voor klachten, hoge eisen aan kwaliteit, en helderheid zijn stuk voor stuk essentiële elementen die een rol spelen in de klanttevredenheid. Het is van groot belang dat klantenservicemedewerkers zich bewust zijn van deze verschillen en hun werkwijze daarop afstemmen. Een goed begrip van deze aspecten draagt niet alleen bij aan tevreden klanten, maar ook aan het versterken van de relatie met de klant op de lange termijn.