Voor veel bedrijven is de zomerperiode het moment om lekker op te laden: collega’s zijn op vakantie, de telefoon rinkelt minder vaak en het aantal binnenkomende e-mails neemt drastisch af. We noemen dit dan ook ‘de komkommertijd’. Maar waar veel organisaties deze periode als een pauze zien, is het juist een uitgelezen kans om die klussen op te pakken die in drukke tijden blijven liggen. Bij SpangenbergGroep en op SpangenbergGroep.nl weten we als geen ander dat juist nu de basis wordt gelegd voor een soepel en succesvol najaar.
Wil je weten hoe je jouw klantenservice in de komkommertijd naar een hoger niveau tilt? Lees dan verder voor praktische tips, concrete klussen en direct toepasbare ideeën, inclusief handige interlinks naar relevante content op onze website en gerichte externe inspiratie.
De term komkommertijd stamt uit het verre verleden, maar de betekenis is altijd hetzelfde gebleven: het is een periode waarin het bijzonder rustig is op het werk. Omdat veel mensen met vakantie zijn, loopt het normale ritme van dagelijkse vragen en klachten terug. Die rust biedt je de kans om je klantenservice niet alleen draaiende te houden, maar juist te verbeteren, optimaliseren en vernieuwen. Dit is hét moment voor reflectie, nieuwe initiatieven en het versterken van je team.
Juist in deze periode kun je verder kijken dan de dagelijkse gang van zaken. Denk aan procesanalyses, het uitproberen van nieuwe communicatiekanalen, het opzetten van nieuwe dienstverlening of het trainen van je medewerkers. Meer weten over de mogelijkheden om je klantenservice structureel te verbeteren? Bekijk dan eens onze pagina over het verbeteren van klantenservice op SpangenbergGroep.nl.
Laten we een aantal concrete klussen bespreken die je in de komkommertijd kunt oppakken. Deze acties zorgen ervoor dat je na de vakantieperiode direct op volle kracht kunt starten en je klanten beter helpt dan voorheen.
Is het je wel eens opgevallen dat bepaalde vragen steeds terugkeren? Of dat sommige processen onnodig veel tijd kosten? De komkommertijd is bij uitstek het juiste moment om samen met je team kritisch naar je klantenserviceprocessen te kijken. Breng deze in kaart, analyseer waar het goed gaat en waar verbetering mogelijk is. Denk bijvoorbeeld aan het automatiseren van terugkerende handelingen, het verduidelijken van intern beleid of het inrichten van nieuwe standaardprocedures. Door nu te investeren in procesverbetering, maak je het straks voor je team én je klanten een stuk aangenamer. Meer lezen over procesoptimalisatie bij klantenservice? Inspiratie nodig, lees deze blog over procesoptimalisatie!
In de dagelijkse drukte is het best lastig om je team structureel bij te scholen. In de komkommertijd kun je hier eindelijk werk van maken. Organiseer bijvoorbeeld workshops, organiseer een brainstormsessie of laat je medewerkers werken aan persoonlijke ontwikkelingstrajecten. Dit is ook het moment om nieuwe collega’s goed in te werken of bestaande medewerkers te trainen op specifieke vaardigheden, zoals het omgaan met lastige klanten, het bevorderen van klantgerichtheid of het ontwikkelen van empathie.
Een up-to-date kennisbank is cruciaal voor een snelle, correcte en consistente dienstverlening. En laten we eerlijk zijn: dat bijhouden wordt in drukke tijden vaak op een laag pitje gezet. Besteed nu tijd aan het updaten van je interne en externe kennisbank, voeg nieuwe veelgestelde vragen toe en schrap verouderde informatie. Dit werkt niet alleen efficiënter, maar het zorgt er ook voor dat nieuwe medewerkers of tijdelijke krachten direct beschikken over de juiste informatie.
Ook het testen van nieuwe technieken, zoals chatbots of livechat, kun je beter nu inplannen. Zo kun je rustig experimenteren zonder dat je direct het heetst van de strijd voelt. Meer weten over deze mogelijkheden? Lees onze blog over het verbeteren van klantcontact op SpangenbergGroep.nl.
De komkommertijd is ideaal om nieuwe klantcontactkanalen uit te proberen. Zet bijvoorbeeld een pilot op met WhatsApp, chat of sociale media. Zo ontdek je wat werkt voor jouw organisatie en welke kanalen het beste aansluiten op de behoefte van je klanten. Dit is ook het moment om digitaal of online tools te testen, zoals nieuwe crm-systemen, rapportageplatforms of selfservice-oplossingen.
Binnen SpangenbergGroep adviseren we organisaties graag bij het kiezen van de juiste kanaalmix, maar je kunt ook veel inspiratie opdoen via externe bronnen als Frankwatching, waar je praktijkvoorbeelden vindt over het kiezen van de juiste kanalen en technologieën.
Proactieve klantenservice is meer dan alleen vragen beantwoorden; het betekent dat je je klanten ook durft te benaderen met een vraag, een update of een uitnodiging. Organiseer bijvoorbeeld een mini-klanttevredenheidsonderzoek, een online vragenuur of een digitale borrel voor je meest waardevolle klanten. Zo leer je wat er echt speelt bij je klanten en kun je gericht verbeteren. Daarbij bouw je direct een sterkere relatie op met jouw klanten.
Lees hier alles over klantenfeedback!
Ook nu kun je verder kijken dan de dagelijkse cijfers. Wil je weten welke trends er spelen onder jouw klanten? Analyseer dan eens je klantcontactdata. Kijk waar de meeste vragen vandaan komen, signaleer terugkerende klachten en ontdek welke onderwerpen het hoogste op de agenda staan. Op basis van deze analyse kun je actiegericht sturen, bijvoorbeeld door extra uitleg te geven over bepaalde onderwerpen of door nieuwe hulpmiddelen in te zetten die helpen bij het oplossen van veelgestelde vragen.
De rust van de komkommertijd geeft je de mogelijkheid om tijd te investeren in de voorbereiding op het drukke najaar. Stel op basis van analyse en feedback een scherpe personeelsplanning op, zorg voor voldoende vrije capaciteit en zet nieuwe dienstverlening of communicatiekanalen klaar. Zo voorkom je dat je na het reces voor verrassingen komt te staan.
Wil je echt resultaat boeken? Met deze praktische tips blijf je ook tijdens de komkommertijd gemotiveerd en productief:
Stel concrete doelen: Maak een lijst van verbeterklussen en verdeel deze in haalbare doelen. Zo houd je overzicht en blijf je gemotiveerd.
Organiseer regelmatige check-ins: Overleg wekelijks met je team over de voortgang. Zo blijft iedereen betrokken en kunnen jullie snel bijsturen.
Werk in korte sprints: Verdeel grote projecten in kleinere brokken. Vier je successen en leer van wat minder goed ging.
Plan tijd voor reflectie: Neem letterlijk de tijd om terug te kijken op het afgelopen halfjaar. Wat ging goed, wat kon beter? Gebruik deze inzichten voor je plannen voor het najaar.
Experimenteer gerust: Dit is het moment om dingen uit te proberen. Falen mag, want je leert hoe dan ook iets nieuws.
Niet elk bedrijf heeft de ruimte of de kennis om al deze verbeterklussen zelf uit te voeren. Soms is het beter – of juist noodzakelijk – om een deel van je klantenservice uit te besteden aan een gespecialiseerde partner. Denk aan het inzetten van een flexibel team tijdens pieken, het uitbesteden van procesoptimalisatie of het opzetten van nieuwe klantcontactkanalen.
Bij SpangenbergGroep hebben we ruime ervaring met het uitbesteden van klantenservice en ondersteunen we je graag bij het verhogen van klanttevredenheid, het optimaliseren van processen en het inzetten van de juiste technologie. Meer weten over de mogelijkheden? Bekijk onze pagina’s over het uitbesteden van klantenservice en het uitbesteden van meertalige klantenservice.
Komkommertijd is dus niet alleen luieren, maar juist een kans om je klantenservice toekomstbestendig te maken. Door nu te investeren in je team, je processen en je klantcontact, pluk je daar het komende jaar de vruchten van: meer tevreden klanten, een gemotiveerder team en een soepel verlopend proces. Begin bij de basis, kijk vooruit en pak je kansen.
Wil je meer weten over het optimaliseren, uitbesteden of verbeteren van je klantenservice? Op SpangenbergGroep.nl delen we regelmatig inspiratie en praktijkverhalen. Of neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We helpen je graag verder!
SpangenbergGroep is dé specialist in het verbeteren, optimaliseren en uitbesteden van klantenservice. Onze ervaren consultants helpen je graag verder met praktische oplossingen, gedegen analyses en gerichte adviesrapporten. Lees meer over onze dienstverlening op SpangenbergGroep.nl of neem gerust contact met ons op.
Siamo SpangenbergGroup! E possiamo aiutarvi a rendere il vostro servizio clienti una buon servizio clienti da fare. Solo un buon servizio clienti in cui le basi sono in ordine. Dove i contatti con i clienti aggiungono valore all'esperienza del cliente. Vi liberiamo nell'area in cui siamo bravi (servizio clienti) in modo da potersi concentrare senza preoccupazioni su ciò che si sa fare. Vi sembra una buona idea? Contattate.
Con oltre 25 anni di esperienza nell'ottimizzazione del contatto con i clienti e della esperienza del cliente SpangenbergGroup può aiutarvi. Il ottimizzare il servizio clienti o esternalizzare? Utilizzate il modulo o consultate la pagina dei contatti.
Inoltre, per altre domande sul contatto con i clienti e sul servizio clienti è sempre possibile contatto con noi!
Contattateci, saremo lieti di verificarlo con voi!
