De kostenaspecten van een interne klantenservice versus klantenservice uitbesteden

Wat kost een interne klantenservice echt?

Veel bedrijven beschouwen de salarissen van klantenservicemedewerkers als de belangrijkste kostenpost van een interne klantenservice. Hoewel dit een significant deel van de kosten uitmaakt, is dit slechts het topje van de ijsberg. Hier zijn de belangrijkste kostenposten van een interne klantenservice:

1. Personeelskosten

Salarissen vormen de grootste directe kostenpost. Daarnaast moeten werkgevers ook rekening houden met:

• Salarissen: Gemiddeld €2.500 per maand per medewerker (exclusief werkgeverslasten).
• Sociale premies en pensioenbijdragen: Ongeveer 30% bovenop het bruto salaris (€750 extra per medewerker).
• Ziekteverzuim: Gemiddeld €250 per dag bij vervanging of verlies van productiviteit.
• Werving en selectie: Kosten kunnen oplopen tot €4.000 per nieuwe medewerker.
• Training: Ongeveer €1.000 per jaar per medewerker.
• Uurtarief intern: Dit komt neer op ongeveer €40 per uur per medewerker (inclusief overheadkosten).

2. Infrastructuur en technologie

Het opzetten en onderhouden van een klantenservice vereist investeringen in:

• Werkplekken: €1.500 per medewerker voor bureaus, stoelen en andere benodigdheden.
• Hardware: Computers en telefoonsystemen kosten gemiddeld €1.200 per medewerker.
• Software: CRM-systemen en ticketingsystemen kosten gemiddeld €100 per maand per gebruiker.
• IT-ondersteuning: Jaarlijks ongeveer €5.000 voor een kleine klantenservice.

3. Operationele kosten

Hieronder vallen dagelijkse uitgaven zoals:

• Nutsvoorzieningen: €50 per maand per werkplek.
• Kantoorbenodigdheden: €25 per maand per medewerker.
• Abonnementen: Kosten kunnen variëren, maar gemiddeld €500 per jaar voor aanvullende tools.

4. Indirecte kosten

Deze worden vaak over het hoofd gezien maar zijn wel degelijk aanwezig:

• Managementtijd: Gemiddeld €5.000 per jaar aan loonkosten voor managers die een team van vijf medewerkers aansturen.
• Kosten van inefficiëntie: Moeilijk te kwantificeren, maar kan oplopen tot duizenden euro’s door gemiste kansen of fouten.

5. Onvoorziene kosten

In een interne klantenservice komen vaak verborgen kosten voor, zoals:

• Overuren tijdens piekperiodes: Gemiddeld €30 per uur per medewerker.
• Technische storingen: Reparatiekosten kunnen oplopen tot €2.000 per incident.
• Personeelsverloop: Gemiddeld €6.000 per medewerker om vervanging te regelen.

Zusammenfassung komen we voor een klein tot gemiddelde klantenservice afdeling (5 tot 35 FTE) op een kostprijs per uur van Euro 40,- tot 42,-

Wat kost het om uw klantenservice uit te besteden?

Het uitbesteden van klantenservice wordt vaak gezien als een efficiëntere en goedkopere oplossing. Dit komt doordat een externe partner zoals SpangenbergGroep de volledige verantwoordelijkheid overneemt, inclusief personeelsmanagement, technologie en operationele processen. Hier zijn de belangrijkste kostenaspecten van het uitbesteden van klantenservice:

1. Transparante tarieven

Bij uitbesteding betaalt u een vast bedrag per maand of per afhandeling. Dit omvat:

• Kosten per interactie: Gemiddeld €2 tot €5 per klantcontact, afhankelijk van het volume en de complexiteit.
• Uurtarief extern: Dit komt neer op ongeveer €36 per uur per medewerker, inclusief alle kosten.

Bij SpangenbergGroep zorgen we ervoor dat alle kosten transparant zijn. U weet precies waar u voor betaalt en komt niet voor verrassingen te staan.

2. Flexibiliteit in kosten

Een belangrijk voordeel van uitbesteding is de flexibiliteit. U betaalt alleen voor wat u nodig heeft:

• Schaalbaarheid: Tijdens drukke periodes kunt u eenvoudig opschalen zonder extra wervingskosten.
• Meertalige service: SpangenbergGroep biedt ondersteuning in meerdere talen, waaronder Duits en Frans, zonder dat u hiervoor apart personeel hoeft in te huren.

3. Lagere indirecte kosten

Bij uitbesteding vervallen veel indirecte kosten die u bij een interne klantenservice wel heeft:

• Geen kosten voor werving en selectie.
• Geen uitgaven aan ziekteverzuim of personeelsverloop.
• Geen tijdverlies door managementtaken of operationele problemen.

4. Betere kwaliteit tegen lagere kosten

Bij SpangenbergGroep worden uw klanten te woord gestaan door ervaren professionals die continu getraind worden. Onze geavanceerde technologie zorgt bovendien voor efficiënte afhandeling van klantvragen, waardoor de kosten per interactie lager zijn dan bij een interne klantenservice.

Waarom is uitbesteden voordeliger?

Hoewel de directe kosten van uitbesteding misschien vergelijkbaar lijken met die van een interne klantenservice, zijn de totale kosten vaak aanzienlijk lager. Dit komt door:

1. Economies of scale

Een gespecialiseerde partner zoals SpangenbergGroep kan kosten spreiden over meerdere klanten, waardoor u profiteert van schaalvoordelen.

2. Geen verborgen kosten

Bij een interne klantenservice worden kosten zoals ziekteverzuim, training en technologie vaak onderschat. Bij SpangenbergGroep zijn alle kosten vooraf inzichtelijk.

3. Efficiëntie door expertise

Onze specialisten zijn getraind om klantvragen sneller en beter op te lossen. Dit resulteert in een hogere klanttevredenheid tegen lagere kosten.

4. Flexibiliteit zonder risico

Bij piekbelasting of onverwachte veranderingen kunt u eenvoudig opschalen of afschalen, zonder dat u extra personeel hoeft in te huren of te ontslaan.

Waarom kiezen voor SpangenbergGroep?

Bij SpangenbergGroep begrijpen we dat elke organisatie unieke behoeften heeft. Daarom bieden we maatwerkoplossingen die zijn afgestemd op uw specifieke situatie. Daarnaast profiteert u van:

• Gratis Quickscan: Ontdek waar u kunt besparen en hoe uw klantenservice geoptimaliseerd kan worden.
• Toegang tot handige downloads: Via onze website kunt u gratis documenten downloaden die u helpen bij het verbeteren van uw klantcontactstrategie.
• Specialisatie in klantbeleving en AI-klantenservice: Lees meer over hoe wij klantbeleving optimaliseren via deze pagina of ontdek de mogelijkheden van AI-klantenservice hier.

Schlussfolgerung

Het runnen van een interne klantenservice brengt aanzienlijke kosten met zich mee, variërend van personeelskosten tot infrastructuur en verborgen kosten. Uitbesteding daarentegen biedt een flexibele, transparante en kosteneffectieve oplossing die vaak resulteert in een hogere kwaliteit van service.

Wilt u meer weten over hoe uitbesteding via SpangenbergGroep uw organisatie kan helpen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek of vraag direct onze gratis Quickscan aan. Samen zorgen we ervoor dat uw klantenservice niet alleen kosteneffectief is, maar ook bijdraagt aan tevreden klanten en duurzame groei.