Stel: je organiseert elk jaar dezelfde vergadering, met dezelfde agenda, dezelfde discussies, maar zonder dat er echt iets verandert. Herkenbaar? Zo werkt het óók in klantenserviceland. Veel teams draaien door, maar weten daadwerkelijk wat er nog beter kan – of waar kansen liggen? Meestal niet. Want data ontbreekt, of blijft onzichtbaar. Processen zijn bedacht, maar niet echt geborgd. En: er zijn altijd ‘te druk’ of ‘te veel prioriteiten’ om het écht op orde te krijgen.
De Quickscan van SpangenbergGroep zorgt voor een frisse, scherpe blik. Geen zoethoudertje, geen dik rapport voor in de la, maar een praktische spiegel die laat zien waar het goed gaat en waar het beter kan. In één oogopslag weet je waar je direct impact kunt maken, welke pijnpunten je makkelijk kunt oplossen, en waar de belangrijkste leermomenten voor jouw team én je klanten liggen. Die inzichten gaan niet over verbeteren ‘voor de bühne’, maar over wél echt stappen zetten op het gebied van klantbeleving, interne efficiëntie en kwaliteitsborging.
De Quickscan is een diepgaande analyse op maat, uitgevoerd door ervaren consultants van SpangenbergGroep. Het onderzoek richt zich op onder meer:
Huidige inrichting en aansturing van de klantenservice
Inzet van systemen, processen en procedures
Kwalitatieve en kwantitatieve prestaties van het team
Capaciteitsplanning en samenwerking met eventuele externe partners
Door middel van interviews, observaties en analyse van bestaande data ontstaat een volledig en objectief beeld van waar het écht goed gaat, en vooral waar het beter kan. Alles wordt samengevat in een concreet rapport inclusief praktische aanbevelingen.
De scan maakt op basis van feiten zowel de pijnpunten als de quick-wins inzichtelijk. Denk aan zaken als:
Het ontbreken van duidelijke stuurinformatie (KPI’s, rapportages)
Inconsistente klantbehandeling of inefficiënte werkwijzen
Onvoldoende vastgelegde processen en risico’s op kennisverlies bij vertrek van medewerkers
Ineffectieve systemen of gemiste kansen dankzij automatisering
Met deze inzichten kun je gerichte acties ondernemen, zonder te hoeven gissen of te dwalen. Zo werk je meteen resultaatgericht en besparen jouw organisatie en medewerkers tijd en energie.
Elke aanbeveling uit de scan is praktisch en direct toepasbaar. Bijvoorbeeld:
Het ontwikkelen van een rapportagestructuur waarmee je klantcontact op kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren meet
Het vastleggen van processen voor meer consistentie en continuïteit
Het trainen en begeleiden van het klantenserviceteam op gestructureerde kwaliteitsnormen
Je kunt de aanbevelingen als leidraad gebruiken, intern oppakken of samen met onze consultants vertalen naar een concreet, gefaseerd verbeterplan. Benieuwd naar praktijkvoorbeelden? Bekijk dan ook onze pagina over het verbeteren van de klantenservice.
De scan levert objectieve data waarmee je richting management en directie evidence-based adviezen kunt geven. Of het nu gaat om personele investeringen, systeemvernieuwing, aanpassing van de functie van de manager klantenservice, of de keuze voor een andere externe partner: je beschikt over harde onderbouwing.
Wil je direct een duidelijke businesscase neerleggen? Meten = weten! Goed gedocumenteerde verbetervoorstellen zorgen voor sneller draagvlak binnen de organisatie.
Met de resultaten van de quickscan leg je een fundament voor een toekomstbestendige klantenservice, waar:
Capaciteit en bezetting worden afgestemd op pieken en dalen in het klantcontact
Standaardisatie, automatisering en integratie centraal staan
Medewerkers optimaal gefaciliteerd worden in processen, systemen en coaching
Klantbeleving voortdurend gemonitord én verbeterd wordt
Meer weten over toekomstbestendig klantcontact? Lees verder op onze pagina over klantenservice uitbesteden.
Gebruik de inzichten bijvoorbeeld voor:
Performance management: Meet afhandeltijden, servicelevels, First Time Fix en occupancy op individueel en afdelingsniveau.
Procesoptimalisatie: Breng de belangrijkste klantreizen en contactmomenten in kaart en stem processen hierop af.
Training en coaching: Gebruik de kwaliteitsmetingen als basis voor teamontwikkeling.
Selectie nieuwe ICT-systemen: Onderzoek de aansluiting van systemen op toekomstige ambities, zoals omnichannel-klantcontact of AI-ondersteuning.
De quickscan biedt ook een objectieve onderbouwing indien je het klantcontact (deels) wilt uitbesteden. Je weet exact welke processen geschikt zijn voor outsourcing, welke eisen nodig zijn voor een (nieuwe) partner en tegen welke voorwaarden dat rendabel is. Meer hierover vind je op onze pagina over klantenservice uitbesteden.
Betrek altijd het management, de klantenservicemanager, medewerkers en (indien van toepassing) externe partners bij het bespreken van de resultaten en het formuleren van vervolgstappen. Transparantie en draagvlak zijn essentieel om daadwerkelijk te kunnen verbeteren.
Begin met de adviezen die direct veel impact hebben en relatief eenvoudig zijn door te voeren, zoals het opstellen van een rapportagestructuur of het vastleggen van de belangrijkste processen.
Werk samen met SpangenbergGroep aan een duidelijke roadmap waarin gefaseerd verbeteracties zijn benoemd, inclusief doelen, KPI’s, verantwoordelijken en tijdslijnen.
Implanteer periodieke evaluatiemomenten waarin je structureel meet of de ingezette verbeter acties het gewenste effect hebben. Zorg dat kwaliteits- en kwantiteitsmetingen vast onderdeel worden van het managementdashboard.
Als onafhankelijke partner met jarenlange ervaring in klantcontact bieden wij:
Objectief inzicht en scherpe analyse dankzij onze pragmatische quickscan-methode
Concreet verbeterpotentieel én begeleiding bij implementatie, zodat je direct effect ziet
Ondersteuning bij selectie en onboarding van externe partners als uitbesteding of schaalvergroting gewenst is
Toekomstgerichte visie op automatisering, omnichannel en klantbeleving
De Quickscan van SpangenbergGroep is geen rapport om in de la te leggen. Het is de kans om een flinke sprong te maken richting efficiënte, datagedreven en klantgerichte dienstverlening. Organisaties die actief met de uitkomsten aan de slag gaan, realiseren structurele verbeteringen in klanttevredenheid, medewerkerstevredenheid én bedrijfsresultaat.
Wil je samen met ons aan de slag? Ontdek meer over onze werkwijze, lees hoe wij klantenservice verbeteren, of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.
Wil je weten wat andere experts zeggen over de kracht van inzicht in klantcontact? Lees bijvoorbeeld dit artikel van CustomerFirst over het belang van datagedreven klantcontact voor duurzame groei.
Lees meer over trends en toekomstbestendige klantcontactstrategieën in het artikel van CustomerFirst.
Benieuwd wat de Quickscan voor jouw organisatie kan betekenen? Neem direct contact op met SpangenbergGroep.nl en maak van klantcontact jouw nieuwe onderscheidende kracht!
Wij zijn SpangenbergGroep! En wij kunnen je helpen om van jouw klantenservice een goede klantenservice te maken. Gewoon goede klantenservice waarbij de basis op orde is. Waarbij klantcontacten waarde toevoegen aan de klantbeleving. Wij ontzorgen je op het gebied waar wij goed in zijn (klantenservice) zodat jij je zorgeloos kunt concentreren op waar jij goed in bent. Klinkt dat goed? Neem eens contact op.
Met ruim 25 jaar ervaing op het gebied van het optimaliseren van klantcontact en klantbeleving kan SpangenbergGroep je helpen. De klantenservice optimaliseren of uitbesteden? Gebruik het formulier of bekijk onze contact pagina.
Ook met andere vragen over klantcontact en klantenservice kun je altijd contact met ons opnemen!
Neem contact op, we kijken graag met je mee!
