Wat is het probleem van overcapaciteit in het laagseizoen?
Wat is overcapaciteit?
Overcapaciteit ontstaat wanneer je meer medewerkers of middelen beschikbaar hebt dan er daadwerkelijk nodig zijn voor het aantal klantvragen. In de klantenservice is dit een veelvoorkomend probleem bij bedrijven met seizoensgebonden vraag. Tijdens drukke periodes wordt de capaciteit opgeschaald, maar in het laagseizoen blijft die capaciteit vaak (deels) behouden. Hierdoor betaal je voor personeel en middelen die niet volledig benut worden. Lees meer over het optimaliseren van je bezetting op onze pagina klantenservice verbeteren.
Waarom is overcapaciteit zo kostbaar?
-
Hoge vaste kosten: Je betaalt salarissen, huur en andere vaste lasten, ook als er weinig klantcontact is.
-
Inefficiëntie: Medewerkers zijn niet optimaal inzetbaar, wat leidt tot lagere productiviteit.
-
Financiële druk: De kosten van het laagseizoen moeten in het hoogseizoen worden goedgemaakt, wat de druk op de organisatie vergroot.
-
Vergeten kostenpost: Veel bedrijven focussen op het oplossen van piekdrukte, maar vergeten de impact van dure overcapaciteit in rustige periodes.
“In het laagseizoen moest deze opdrachtgever 10 fte bezig houden terwijl er werk was voor 2. Dat is een erg duur laagseizoen dat allemaal goed gemaakt moet worden in het hoogseizoen.” – Praktijkvoorbeeld van SpangenbergGroep.nl
Meer lezen over praktijkvoorbeelden? Bekijk onze blog over klantenservice optimalisatie.
De impact op je bedrijfsresultaat
Overcapaciteit in het laagseizoen heeft direct invloed op je winstgevendheid. Je betaalt voor capaciteit die je niet gebruikt, waardoor je marges onder druk komen te staan. Dit kan zelfs leiden tot financiële instabiliteit als de vaste kosten te hoog worden in verhouding tot de omzet in rustige maanden. Lees meer over de risico’s van overcapaciteit in dit artikel over overcapaciteit en vaste kosten.
Waarom kiezen voor een flexibele schil?
Flexibel meebewegen met de vraag
De oplossing voor het probleem van overcapaciteit én piekdrukte is het werken met een flexibele schil. Dit betekent dat je de bezetting van je klantenservice aanpast aan de actuele vraag. Tijdens drukte schaal je snel op, en in het laagseizoen schakel je eenvoudig terug naar een basisbezetting. Op onze pagina klantenservice uitbesteden lees je hoe wij dit voor veel organisaties realiseren.
Hoe werkt een flexibele schil?
-
Externe medewerkers: Zet parttime krachten, freelancers of tijdelijke medewerkers in die je alleen oproept als het druk is.
-
Gedeeltelijk uitbesteden: Werk samen met een gespecialiseerde partner zoals SpangenbergGroep.nl. Wij kunnen snel schakelen met capaciteit, omdat we altijd gekwalificeerd personeel beschikbaar hebben voor verschillende projecten.
-
Schaalvoordelen: Door uitbesteding profiteer je van schaalvoordelen. Je betaalt alleen voor de capaciteit die je daadwerkelijk nodig hebt, zonder onnodige vaste lasten.
Lees meer over de voordelen van een flexibele schil in onze blog over klantenservice consultants.
Praktijkvoorbeeld: van overcapaciteit naar flexibiliteit
We werken voor een aantal opdrachtgevers die in eerste instantie op zoek waren naar extra capaciteit tijdens hun hoogseizoen. Voor onze outdoorklanten valt dit bijvoorbeeld in de lente, terwijl klanten die LED-verlichting verkopen of onderhoud aan verwarmingsinstallaties verzorgen, juist extra behoefte hebben aan ondersteuning in het najaar en de winter. Bij veel van onze klanten is het verschil tussen het laag- en hoogseizoen enorm groot. In het laagseizoen is er soms werk voor slechts 1 of 2 fte, terwijl er in het hoogseizoen ineens werk is voor wel 10 fte.
Waar veel klanten beginnen met uitbesteden tijdens het hoogseizoen, ontdekken ze al snel de voordelen hiervan. Vrijwel al deze klanten kiezen er het jaar daarop voor om hun interne team af te schalen, waardoor ze aanzienlijk op kosten kunnen besparen. Met de zekerheid van de juiste bezetting in het hoogseizoen, is het niet meer nodig om dure, overbodige capaciteit aan te houden tijdens het laagseizoen. Zo leidt uitbesteden tot aanzienlijke kostenbesparingen, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit en bereikbaarheid van de klantenservice!
De voordelen van (gedeeltelijk) uitbesteden bij seizoensdrukte én laagseizoen
Kostenbesparing
Door alleen te betalen voor de capaciteit die je nodig hebt, voorkom je onnodige personeelskosten in het laagseizoen. Dit maakt je klantenservice veel efficiënter en winstgevender. Lees meer over klantenservice uitbesteden.
Altijd de juiste bezetting
Met een flexibele schil ben je verzekerd van de juiste hoeveelheid medewerkers, ongeacht de drukte. Zo voorkom je wachttijden in het hoogseizoen én overcapaciteit in het laagseizoen.
Professionele service
Onze medewerkers zijn getraind en direct inzetbaar. Zo blijft de kwaliteit van je klantenservice altijd op peil, ook als je intern minder capaciteit hebt. Ontdek onze aanpak op de pagina klantenservice consultants.
Snel opschalen én afschalen
Met gedeeltelijke uitbesteding kun je razendsnel inspelen op veranderende klantvraag. Dit is essentieel bij onverwachte pieken of juist bij plotselinge rust.
Focus op je kernactiviteiten
Door de operationele last van personeelsplanning uit handen te geven, kun jij je richten op groei en innovatie.
Hoe werkt uitbesteden bij SpangenbergGroep.nl?
Inventarisatie & advies
We starten met een grondige analyse van jouw klantcontact en seizoenspatronen. Op basis daarvan adviseren we over de optimale bezetting en de inzet van een flexibele schil.
Inwerken & integratie
Onze klantadviseurs worden snel ingewerkt in jouw processen, systemen en merkidentiteit. Zo kunnen zij direct aan de slag, zonder lange inwerktijd.
Continue optimalisatie
We monitoren continu de prestaties en sturen bij waar nodig. Zo ben je altijd verzekerd van de beste service, tegen de laagste kosten.
Schaalbare inzet
Of je nu 0,5 fte nodig hebt in het laagseizoen of 15 fte in de piek: wij regelen het. Je interne team blijft op een basisniveau, wij vullen flexibel aan waar nodig.
Lees meer over onze aanpak op onze pagina klantenservice consultants.
Veelgestelde vragen over uitbesteden en overcapaciteit
Is uitbesteden alleen interessant tijdens drukte?
Nee, juist in het laagseizoen levert uitbesteden veel voordeel op. Je voorkomt dure overcapaciteit en betaalt alleen voor wat je nodig hebt.
Hoe snel kan ik opschalen of afschalen?
Dankzij onze flexibele pool van medewerkers kunnen we binnen enkele dagen opschalen of afschalen, afhankelijk van jouw behoefte.
Kan ik ook meertalige klantenservice uitbesteden?
Ja, bij SpangenbergGroep.nl bieden we ook meertalige klantenservice. Ideaal voor bedrijven met internationale klanten.
Wat als ik mijn interne team wil behouden?
Dat kan! We werken graag samen met jouw interne team en vullen flexibel aan waar nodig. Zo houd je de regie, maar profiteer je wel van maximale flexibiliteit.
Tips voor het voorkomen van overcapaciteit
-
Analyseer je klantvraag per maand en stem je bezetting daarop af.
-
Werk met een flexibele schil van externe medewerkers of via gedeeltelijke uitbesteding.
-
Automatiseer eenvoudige klantvragen met slimme technologie.
-
Plan vaste medewerkers in op basis van de basisbehoefte, niet op de piek.
-
Evalueer elk jaar je personeelsplanning en stuur bij waar nodig.
Meer weten? Bekijk onze pagina over klantenservice verbeteren.
Conclusie: voorkom dure overcapaciteit, kies voor flexibiliteit
Overcapaciteit in het laagseizoen is een onderschatte kostenpost die je winstgevendheid flink kan aantasten. Door te kiezen voor (gedeeltelijk) uitbesteden via SpangenbergGroep.nl, voorkom je niet alleen personeelstekort tijdens piekdrukte, maar ook dure overcapaciteit als het rustig is. Zo ben je altijd verzekerd van de juiste bezetting, optimale service en maximale efficiëntie.
Wil je weten hoe wij jouw klantenservice flexibel en kostenefficiënt maken? Neem contact met ons op of vraag direct een offerte aan.
Bekijk ook:
Voor meer achtergrondinformatie over overcapaciteit en vaste kosten, lees dit artikel over overcapaciteit en vaste kosten.
SpangenbergGroep.nl – Jouw partner voor flexibele, efficiënte en klantgerichte klantenservice.
